Schulungsübersicht
Einführung in die Ablage und Documentation Management
- Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, thematisch, geografisch)
- Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme
- Die Rolle der Dokumentation in Organisationen
- Rechtliche und regulatorische Anforderungen
Einrichtung eines effektiven Ablagesystems
- Bewertung der organisatorischen Anforderungen
- Auswahl eines geeigneten Ablagesystems
- Standardisierung von Dateibenennungskonventionen
- Arten von Aktenschränken und Aufbewahrungslösungen
- Beschriftungs- und Indizierungstechniken
Aktive Datensätze verwalten
- Identifizierung aktiver Datensätze
- Strategien für die Verwaltung aktiver Datensätze
- Erstellen eines Ablageplans
- Implementierung und Pflege des Ablageplans
Electronic Dokument Management
- Einführung in elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS)
- Vorteile der digitalen Ablage
- Bewährte Verfahren zum Scannen von Dokumenten
- Verwaltung gescannter Dokumente
Lebenszyklus von Dokumenten Management
- Standards für die Dokumentenerstellung
- Erfassung von Dokumenten im System
- Festlegung von Aufbewahrungszeitplänen
- Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Sichere und geschützte Entsorgung von Unterlagen
Sicherheit und Vertraulichkeit
- Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Aufzeichnungen
- Access Kontrollen und Benutzerberechtigungen
- Verständnis der Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz
- Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationspraktiken
Archivierung und Bewahrung
- Methoden zur Archivierung von Unterlagen
- Lösungen für die langfristige Aufbewahrung
- Konservierungstechniken für physische Unterlagen
- Sicherstellung der Langlebigkeit elektronischer Aufzeichnungen
Implementierung von Best Practices
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
- Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse
Zusammenfassung und nächste Schritte
Voraussetzungen
- Keine Voraussetzungen erforderlich
Zielgruppe
- Büroleiter
- Verwaltungsassistenten
Erfahrungsberichte (3)
Die SMART Goal-Sitzung war der angenehmste Teil der Schulung, der mir geholfen hat, meine Zeit richtig einzuteilen. Sie hat mir geholfen, meine Ziele klarer zu formulieren, und ich konnte wirklich sehen, dass die Festlegung von SMART Goal sich auf fast alles beziehen kann, wie Finance, soziales Leben, Karriere und persönliches Wachstum.
Manot Sae - MVCI (Thailand) Limited
Kurs - Workshop: Boost your productivity with this new method!
Maschinelle Übersetzung
Ich mochte das Engagement der Trainerin und wie ihre Energie auch die Teilnehmer miteinbezog. Das Training war interessant, mit vielen praktischen Fakten und Beispielen, praktischen Übungen. Es war großartig!
Jelizaveta (Liza) - ASSTRA Forwarding AG
Kurs - Stress Management and Prevention
Maschinelle Übersetzung
Erklärt das Thema gut.
Gilbert Pineda - Quartzelec Ltd (Philippines Branch)
Kurs - Leadership 101
Maschinelle Übersetzung