Schulungsübersicht

Einführung in die Ablage und Documentation Management

  • Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, thematisch, geografisch)
  • Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme
  • Die Rolle der Dokumentation in Organisationen
  • Rechtliche und regulatorische Anforderungen

Einrichtung eines effektiven Ablagesystems

  • Bewertung der organisatorischen Anforderungen
  • Auswahl eines geeigneten Ablagesystems
  • Standardisierung von Dateibenennungskonventionen
  • Arten von Aktenschränken und Aufbewahrungslösungen
  • Beschriftungs- und Indizierungstechniken

Aktive Datensätze verwalten

  • Identifizierung aktiver Datensätze
  • Strategien für die Verwaltung aktiver Datensätze
  • Erstellen eines Ablageplans
  • Implementierung und Pflege des Ablageplans

Electronic Dokument Management

  • Einführung in elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS)
  • Vorteile der digitalen Ablage
  • Bewährte Verfahren zum Scannen von Dokumenten
  • Verwaltung gescannter Dokumente

Lebenszyklus von Dokumenten Management

  • Standards für die Dokumentenerstellung
  • Erfassung von Dokumenten im System
  • Festlegung von Aufbewahrungszeitplänen
  • Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
  • Sichere und geschützte Entsorgung von Unterlagen

Sicherheit und Vertraulichkeit

  • Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Aufzeichnungen
  • Access Kontrollen und Benutzerberechtigungen
  • Verständnis der Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz
  • Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationspraktiken

Archivierung und Bewahrung

  • Methoden zur Archivierung von Unterlagen
  • Lösungen für die langfristige Aufbewahrung
  • Konservierungstechniken für physische Unterlagen
  • Sicherstellung der Langlebigkeit elektronischer Aufzeichnungen

Implementierung von Best Practices

  • Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
  • Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse

Zusammenfassung und nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Keine Voraussetzungen erforderlich

Zielgruppe

  • Büroleiter
  • Verwaltungsassistenten
 7 Stunden

Teilnehmerzahl


Price per participant (excl. VAT)

Erfahrungsberichte (3)

Kommende Kurse

Verwandte Kategorien